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Nouvelles mentions obligatoires sur les factures et rappel des mentions préexistantes

Nouvelles mentions obligatoires sur les factures et rappel des mentions préexistantes

Nouvelles mentions

Le décret n°2022-1299 du 7 octobre 2022, publié au journal officiel du 9 octobre 2022, instaure de nouvelles mentions obligatoires devant être portées sur les factures et ce, à compter du 10 octobre 2022.

Les quatre nouvelles mentions sont les suivantes :

  • Le numéro SIREN du client (numéro d’identification à 9 chiffres d’une entreprise)
  • L’information selon laquelle les opérations objets de la facture sont constituées exclusivement de livraisons de biens ou exclusivement de prestations de services ou les deux (1)
  • L’information selon laquelle les opérations objets de la facture sont constituées exclusivement de livraisons de biens ou exclusivement de prestations de services ou les deux (1)
  • La mention « Option pour le paiement de la taxe d’après les débits » lorsqu’une option pour ce mode de paiement de la TVA a été effectuée

Il est impératif de rajouter, sans tarder, ces nouvelles mentions sur les factures émises.

Il est important de rappeler que l’administration est en droit d’appliquer une amende de 15 € par mention manquante sur l’ensemble des factures contrôlées.

En pratique, il est permis de s’interroger sur une éventuelle tolérance de la part de l’administration fiscale au regard de l’application de l’amende de 15 € en cas de mention manquante. En effet, afin d’avoir la capacité d’indiquer ces nouvelles mentions sur les factures, les assujettis auront nécessairement besoin d’un délai afin de leur permettre d’adapter leurs ERP et leurs logiciels de facturation.

Toutefois, la mesure étant entrée en vigueur le 10 octobre 2022, il est plus que recommandé de se mettre en conformité le plus rapidement possible.

(1)   Le terme de livraison recouvre toutes les opérations réalisées à titre onéreux portant sur des biens meubles corporels et qui donnent lieu à un transfert de propriété. En effet, aux termes du II de l’article 256 du Code Général des Impôts, est considérée comme une livraison de biens, le transfert du pouvoir de disposer d’un bien corporel comme un propriétaire. Il s’agit notamment des ventes et des échanges.

A contrario, le IV de l’article 256 du CGI considère comme des prestations de services les opérations autres que les livraisons de biens définies au II de l’article 256 du CGI. Il s’agit notamment des cessions ou concessions de biens meubles incorporels, des locations de biens meubles corporels et incorporels, des locations de biens immeubles, le transport et les prestations accessoires, les travaux immobiliers, des travaux d’études, de recherches et d’expertise, ainsi que les opérations réalisées par les intermédiaires qui agissent au nom et pour le compte d’autrui. D’une manière plus générale, cela recoupe toutes les opérations qui relèvent du louage d’industrie ou du contrat d’entreprise par lequel une personne s’oblige à exécuter, moyennant une rémunération déterminée ou en échange d’un autre service, un travail quelconque.

Mentions préexistantes

Toutes livraisons de biens ou prestations de services effectuées par un assujetti (c’est-à-dire les professionnels au sens large et les personnes publiques exerçant des activités de production, de distribution et de services) pour un autre assujetti ou pour une personne morale non assujettie doivent faire l’objet d’une facturation.

Une facture doit également être délivrée, même si le client est un particulier, pour les ventes à distance, les livraisons intracommunautaires exonérées et les ventes aux enchères. Par extension, les livraisons de biens ou prestations de services effectuées pour un particulier (agissant à titre privé) ne sont pas soumises à une obligation d’émettre une facture sauf pour les cas évoqués ci-dessus. Cependant, une note doit être remise aux particuliers pour les ventes ou prestations d’un prix supérieur ou égal à 25 €. Le double doit être conservé par l’entreprise. Pour les ventes ou prestations dont le prix est inférieur à 25 €, la note n’est pas obligatoire, sauf si le client en fait la demande expresse.

La facture doit être délivrée au moment du versement de l’acompte ou de la livraison de la marchandise ou à la fin de l’exécution de la prestation de services.

Alerte

Les factures doivent obligatoirement comporter certaines mentions. Il existe des mentions communes à toutes les entreprises et certaines spécifiques, applicables uniquement dans certains cas.

Mentions obligatoires et communes à toutes les entreprises

Relatives aux parties

Raison sociale et adresse du vendeur ou prestataire ainsi que celles du client. Le vendeur indiquera l’adresse de son siège. Quant à l’adresse du client, elle peut être celle de son siège social ou d’un établissement secondaire.

Forme juridique, immatriculation au RCS et montant du capital social du vendeur ou du prestataire (pour une Entreprise Individuelle, il faut dorénavant préciser Entreprise Individuelle ou EI dans la dénomination qui précède ou suit le nom de l’entrepreneur).

Numéro d’identification à la TVA du fournisseur ou du prestataire, ainsi que celui du client si celui-ci réalise des opérations ouvrant droit à la déduction de la TVA (dispense pour les factures ≤ 150 € HT).

Date et numéro de facture

  • La date de la facture doit être celle de sa délivrance ou, pour les factures transmises par voie électronique, de son émission.
  • Le numéro de facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. La numérotation peut être établie par séries distinctes lorsque l’activité le justifie.

Relatives aux opérations facturées

Doivent figurer sur chaque ligne de la facture :

  • La quantité des biens livrés ou de services rendus, exprimée soit en unités du bien (poids, volume) ou du service (forfait, taux horaire) selon les usages de la profession.
  • La dénomination précise permettant d’identifier le bien ou la prestation facturé(e), ce qui exclut l’emploi de termes génériques sans références.
  • Le prix unitaire hors taxes des biens livrés ou des services rendus, qui doit être celui retenu pour déterminer la base d’imposition à la TVA.
  • En cas de rabais, remises, ristournes ou escomptes acquis et chiffrables, cela doit apparaître sur la facture et être identifié pour chaque produit / service concerné.
  • En cas de rabais, remises, ristournes ou escomptes acquis et chiffrables, cela doit apparaître sur la facture et être identifié pour chaque produit / service concerné.
  • Le taux de TVA applicable.
  • La mention « service fourni par voie électronique » si tel est le cas.

Relatives à l’ensemble des opérations facturées

L’indication sur la facture de la date de la livraison des biens ou de la date de réalisation de la prestation n’est obligatoire que lorsque celle-ci diffère de la date de la facture. Mais il est recommandé de la mentionner. Pour les prestations de services, il convient d’indiquer la période couverte par la facture.

Il convient également d’indiquer le numéro du bon de commande de l’acheteur.

La mention du / des taux de TVA, peut ne pas être répétée pour chaque ligne mais simplement indiquée une seule fois sur la facture, pour chaque rubrique de fournitures soumises au même taux d’imposition.

Doivent figurer sur la facture et ce, par taux d’imposition, le total hors taxe et la TVA correspondante mentionnés distinctement et, le montant total de la TVA à payer.

Les entreprises amenées à facturer à leurs clients étrangers de la TVA d’un autre pays doivent le préciser clairement sur leurs factures pour éviter tout risque de confusion avec la taxe française.

Délais et mode de paiement

Le délai et les modes de paiement acceptés figurent obligatoirement sur la facture.

Les délais de paiement entre professionnels sont réglementés : sans dispositions contraires, le délai de règlement est fixé au 30e jour suivant la date d’émission de la facture.

Alerte

Il est impératif que la date à laquelle le règlement doit intervenir soit mentionnée sur la facture, exprimée en jour, mois et année. En cas de paiement fractionné, il devra être renseigné la date à laquelle doit intervenir le dernier règlement.

Pénalités de retard

Le taux d’intérêt des pénalités en cas de retard de paiement figure obligatoirement sur la facture. Il doit être exprimé en taux journalier, mensuel ou annuel. Il est de 2,31 % minimum (depuis le 01/07/2022).

Le montant de l’indemnité forfaitaire de frais de recouvrement en cas de retard de paiement, de 40 €, doit également être mentionné.

Mentions spécifiques relatives à la TVA

Le Code Général des Impôts (CGI) impose pour certaines opérations des mentions spécifiques qui ont notamment pour objet de justifier de l’application d’un régime d’exonération ou de taxation spécifique.

Par exemple :

  • Bénéficiaires de la franchise : « TVA non applicable, art. 293 B du CGI »
  • Livraisons de biens et prestations de services pour lesquelles la taxe doit être auto-liquidée par le preneur : « Auto-liquidation de la TVA »
  • Facturation à un preneur étranger sans TVA française (avec ou sans facturation de la TVA du pays du preneur) : référence du texte appliqué (article du CGI ou Directive Européenne)
  • Opérations triangulaires bénéficiant des mesures de simplification : référence du texte appliqué (article du CGI ou Directive Européenne)

Autres mentions spécifiques

Si le vendeur est locataire-gérant d’un fonds de commerce ou commerçant franchisé, cette qualité doit nécessairement être précisée.

Les Sociétés qui sont en liquidation doivent obligatoirement faire figurer, après leur dénomination sociale, la mention « société en liquidation ».

Les adhérents des centres de gestion et associations agrées doivent indiquer sur tous leurs documents professionnels leur qualité d’adhérent acceptant le règlement par chèque.

Conservation

Les factures doivent être conservées en double exemplaires pendant 10 ans. En cas de contrôle, ces dernières doivent être accessibles dans les meilleurs délais depuis le siège ou son établissement principal.

  • Le décret du 29/12/1986 impose la conservation des originaux et copies de factures pendant 3 ans à compter de la vente ou de la prestation de services.
  • Quant à l’article 102 B du LPF, il impose la conservation des factures pendant 6 ans à compter de leur établissement.
  • L’article L123-22 du Code de Commerce fait obligation aux commerçants de conserver les documents comptables et les pièces justificatives pendant une durée de 10 ans.

Sanctions

En cas d’infraction, sont responsables, tant le vendeur sur qui repose l’obligation de délivrer la facture, que l’acheteur qui doit la réclamer.

Tout manquement à l’obligation de facturation entre professionnels est passible d’une amende maximum de 75.000 € (personne physique) / 375.000 € (personne morale). Le professionnel encourt aussi l’exclusion des marchés publics (jusqu’à 5 ans).

Toute omission ou inexactitude constatée dans les factures exigées en matière de TVA donne lieu à l’application d’une amende de 15 € par omission ou inexactitude. Le montant total de l’amende due au titre de chaque facture ne peut excéder le quart du montant qui y est ou aurait dû y être mentionné.

Le non-respect de l’obligation de communication des CGV est passible d’une amende d’un montant maximum de 15.000 € (personne physique) / 75.000 € (personne morale).

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