Stagiaires, règles à respecter !

L’embauche de stagiaires peut présenter un avantage pour votre entreprise : encore fautil bien avoir en tête le cadre impératif dans lequel s’effectuent ces stages. Le point sur vos obligations dans ce flash info.

Quelles sont les formalités de stage ?

Quelle que soit la durée du stage, celui-ci doit être obligatoirement formalisé par une convention de stage.

Elle régit les modalités d’accomplissement du stage : durée et dates du stage, organisation du temps de travail, gratifications, accueil et encadrement, discipline, modalités de rupture du stage notamment.

Quel que soit la durée du stage, vous devez obligatoirement inscrire le stagiaire dans une partie spécifique du registre unique du personnel.

Quelle rémunération pour le stagiaire ?

Tout stage d’une durée égale ou supérieure à 2 mois, entraîne le versement d’une gratification de stage en fonction des heures réellement effectuées par le stagiaire dans votre entreprise.

En deçà de cette durée de 2 mois, le versement d’une gratification reste facultatif.

Le calcul de la durée de présence du stagiaire s’effectue selon les modalités suivantes :

• chaque période au moins égale à 7 hrs de présence, consécutives ou non, est considérée comme équivalente à un jour ;

• et chaque période au moins égale à 22 jours de présence, consécutifs ou non, est considérée comme équivalente à un mois.

En d’autres termes, la gratification est désormais obligatoire dès lors que le stagiaire effectue plus de 308 heures.

Cette gratification est exonérée de charges sociales dans la limite de 15% du plafond horaire de la Sécurité Sociale ; soit 3,75€/h en 2018.

Si le montant de la gratification dépasse le seuil de franchise (3,75€/h), la fraction excédentaire est assujettie aux cotisations et contributions sociales. Il n’y a toutefois pas de contributions de retraite complémentaire ou d’assurance chômage, dans la mesure où un stagiaire n’a pas la qualité de salarié.

ATTENTION :

Selon l’administration, les jours de congés et d’autorisations d’absence en cas de grossesse, de paternité ou d’adoption, ainsi que les congés et autorisations d’absence prévus dans la convention de stage, sont comptabilisés dans la durée totale du stage.

Autrement dit, ils sont assimilés à du temps de présence pour le calcul de la durée du stage.

Durée maximale du stage

Un stagiaire ne peut pas effectuer, par année d’enseignement, plus de 6 mois de stage dans une même entreprise, peu important que ce soit au titre d’un ou de plusieurs stages.

Ces 6 mois représentent 924 heures au total ou 132 jours (7 heures * 22 jours * 6 mois).

À NOTER : Le mode de calcul servant à apprécier la durée maximale totale du stage est identique au mode de calcul pour apprécier l’obligation de verser une gratification.

Quota & Restrictions à l’embauche de stagiaires

Nombre maximal de stagiaires par tuteur :

Une même personne ne peut être désignée en qualité de tuteur dans un organisme d’accueil que pour 3 conventions de stage en cours d’exécution.

Nombre maximal de stagiaires par organisme d’accueil :

Le nombre de stagiaires pouvant être accueillis simultanément par une même entreprise est strictement limité.

• Pour les organismes d’accueil dont l’effectif est supérieur ou égal à 20 salariés : 15 % de l’effectif arrondis à l’entier supérieur.
• Pour les organismes d’accueil dont l’effectif est inférieur à 20 salariés : 3 stagiaires maximum.

À NOTER : Ce quota maximal doit être calculé au regard de l’effectif global de l’entreprise, c’est-à-dire tous établissements confondus.

Délai de carence entre deux stages Vous devez respecter un délai de carence égal au tiers de la durée du stage précédent, à moins que ce dernier ait été interrompu à l’initiative du stagiaire.

Conditions de travail du stagiaire

Les stagiaires bénéficient des règles applicables aux salariés de l’entreprise d’accueil en matière de :

• durées maximales de présences quotidienne et hebdomadaire ;
• repos quotidien, repos hebdomadaire et jours fériés,
• restaurant d’entreprise ou titresrestaurant ;
• prise en charge des abonnements aux transports publics.

Tous les stagiaires bénéficient de ces droits, y inclus ceux ayant des stages inférieurs à 2 mois.

Les stagiaires bénéficient également de congés et autorisations d’absences d’une durée équivalente à celles prévues en faveur des salariés en cas de grossesse, de paternité ou d’adoption.

L’attribution de congés payés reste cependant facultative pour l’entreprise.

Le stagiaire ne peut réaliser des heures supplémentaires si celles-ci ne sont pas prévues dans le cadre de sa convention de stage.

Quels documents à remettre en fin de stage ?

À l’occasion de chaque fin de stage, l’employeur doit remettre à chaque stagiaire, une attestation de fin de stage mentionnant la durée effective totale du stage ainsi que le cas échéant, le montant total de la gratification versée au stagiaire.

Notre service social se tient à votre disposition pour tout complément d’information.