Vérification Organisme Tiers Indépendant (OTI) – Exco Fiduciaire du Sud Ouest
Exco Fiduciaire du Sud-Ouest accrédité est par le COFRAC pour la vérification de la déclaration portant sur l’exécution par les sociétés, mutuelles et unions à mission de leurs objectifs sociaux et environnementaux (accréditation N°3-2132 rév.0, portée disponible sur www.cofrac.fr).
Chez Exco FSO, vous bénéficierez :
Un engagement au sein des écosystèmes
Exco FSO est membre de la Communauté des sociétés à mission et participe au Cercle des OTI, groupe de travail permanant d’OTI qui partagent des bonnes pratiques pour améliorer la qualité des vérification.
Un savoir-faire durable
Notre approche pragmatique vous aide à sécuriser vos données ESG et repose sur des méthodologies robustes et des outils facilitants.
Bénéficier de l’expertise RSE de vérificateurs au plus près réalités et enjeux afin d’ancrer votre vérification dans une trajectoire de progrès.
Une transparence et une restitution enrichie
Pour assurer une haute qualité de résultat dans les missions que nous confient les entreprises, nous nous engageons :
- A désigner une équipe dédiée à la mission confiée ;
- A mettre à disposition un interlocuteur unique, accessible de façon permanente et durable au sein du cabinet ;
- A ce que les équipes engagées sur les missions aient accès à des cellules internes de veille et d’expertise. Tout ceci dans un environnement Exco dont l’objectif est de sécuriser les process et mettre en œuvre les meilleures pratiques ;
- A ce que les missions donnent lieu à une présentation personnalisée permettant une restitution enrichie pour une meilleure compréhension des travaux.
Vérification des sociétés à mission
Nous vérifions l’exécution des objectifs sociaux et environnementaux énoncés dans vos statuts et rendons un avis motivé quant au respect des objectifs fixés.
Process de vérification
Notre programme de vérification s’articule autour de 8 phases principales :
Notre engagement d’impartialité
Pour exercer nos activités de vérification en toute impartialité, nous nous appuyons sur des dispositifs spécifiques guidés par les exigences de la loi et de la norme ISO 17029 permettant de :
- garantir notre indépendance et notre objectivité,
- garantir la confidentialité des informations,
- garantir l’intégrité de chaque personne impliquée dans ces activités.
Ces dispositifs incluent notamment un processus d’identification des potentiels conflits d’intérêt réalisé avant l’acceptation d’une mission de vérification, ainsi qu’une analyse des risques intégrant les risques d’impartialité pouvant impacter l’organisme de vérification et l’exécution de ses activités, cette analyse de risques ayant pour but, la maîtrise des risques identifiés.
Phase 1 : Travaux de pré-engagement et d’engagement
Ces travaux consistent en des entretiens préliminaires de prise de connaissance de la société, de son modèle d’affaires, de ses objectifs sociaux & environnementaux, de l’organisation de son reporting (définition, outils, périmètre, responsabilité) et de ses indicateurs….
Une analyse de risques est parallèlement réalisée permettant l’établissement d’un programme de travail adapté (cf ci-après).
A l’issue de ces travaux, en cas d’acceptation de la mission, une lettre de mission est émise précisant notamment : les objectifs de la mission, son périmètre, la nature des travaux à réaliser, les méthodes et moyens à déployer, un calendrier, le délai de remise du rapport et le coût.
Phase 2 : Planification
Ces travaux consistent en l’établissement d’un programme de travail adapté à vos spécificités et aux exigences de la certification qu’elle soit DPEF ou société à mission.
Phase 3 : Vérification
Notre mission sera de vérifier l’exécution des objectifs sociaux et environnementaux que la société se donne pour mission de poursuivre dans le cadre de son activité et qu’elle a inscrits dans ses statuts. Ainsi,
- Nous nous enquerrons, pour ce faire, de l’existence d’objectifs opérationnels et d’indicateurs clés de suivi et de mesures de leur atteinte par la société à la fin de la période couverte par la vérification pour chaque objectif social et environnemental,
- Nous vérifierons si les objectifs opérationnels ont été atteints au regard des trajectoires établies par la société sur le périmètre concerné par la qualité de société à mission tel que décrit dans le(s) rapport(s) du comité de mission.
Phase 4 : Revue
Cette phase s’achèvera avec une revue des travaux par une ou plusieurs personnes indépendantes. La norme ISO 17029 impose, en effet, que l’avis soit émis par une ou des personnes qui ne sont pas intervenues dans la phase d’exécution des vérifications. Celles-ci doivent, alors, procéder au préalable à la revue du dossier de vérification, s’assurer que la vérification a été réalisée conformément aux exigences du programme de travail et de la lettre de mission puis que les preuves sont suffisantes, appropriées et que les anomalies ont été identifiées, résolues et documentées.
Elles procèdent à la revue, sont responsables de la formulation de l’avis et ne peuvent déléguer cette tâche.
Phase 5 : Délivrance de l’avis de vérification
Cette phase consiste en l’émission de notre rapport d’OTI conformément aux dispositions légales et règlementaires.
Elle sera complétée par la rédaction d’une synthèse permettant de partager avec la direction de l’entité une synthèse de nos constats et conclusions
Elle contient à minima les éléments suivants :
- Résumé des diligences effectuées et des principales conclusions ;
- Identification des points forts et des zones de risques dans la mise en œuvre de la mission.
Phase 6 : Analyse des faits découverts après délivrance de l’avis de vérification
Si des informations nouvelles ont été obtenues, après la date de la délivrance de l’avis motivé, sur des faits intervenus pendant la période couverte par la vérification, susceptibles d’affecter de manière significative l’avis émis, nous :
- en informerons dès que possible l’entité pour apprécier si ces faits sont de nature à avoir une incidence sur le respect des objectifs sociaux et environnementaux ;
- prendrons les mesures appropriées, notamment en discutant de la situation avec l’entité et en déterminant si l’avis motivé nécessite d’être révisé ou retiré.
Si l’avis motivé nécessite une révision, nous effectuerons les diligences nécessaires à la délivrance d’un nouvel avis incluant les motifs précis de la révision.
Phase 7 : Traitement des appels et des plaintes
Nous publions sur notre site internet le processus qui lui permet de recevoir, d’évaluer et de prendre des décisions en cas d’appels ou de plaintes. Ce processus garantit que la décision est revue et approuvée par des personnes qui ne sont pas intervenues dans la décision faisant l’objet de l’appel ou de la plainte, afin de ne pas donner lieu à des actions discriminatoires.
Phase 8 : Enregistrement
Exco FSO conserve et gère les enregistrements liés à ses activités de vérification, y compris :
- les informations soumises par le client pendant le pré-engagement et les périmètres de la vérification
- la justification de la méthode et de la durée de la vérification
- toute révision des activités de planification de la vérification
- la démonstration que les activités de vérification ont été réalisées conformément aux exigences de la norme 17029 et du programme de vérification
- l’évaluation, la sélection et la surveillance des sous-traitants
- des preuves venant en appui des conclusions et des décisions
- les avis de vérification
- les plaintes et appels ainsi que toutes les corrections et actions correctives qui en découlent.
Les enregistrements sont conservés sur le système d’enregistrement en ligne qui garantir les mesures de confidentialité requises. De plus, des droits d’accès sont donnés pour prévenir toutes modifications intempestives des documents.
Ces dispositifs incluent notamment un processus d’identification des potentiels conflits d’intérêt réalisé avant l’acceptation d’une mission de vérification, ainsi qu’une analyse des risques intégrant les risques d’impartialité pouvant impacter l’organisme de vérification et l’exécution de ses activités, cette analyse de risques ayant pour but, la maîtrise des risques identifiés.
