Thèmes du mois : comment aider les salariés face à la montée des prix du carburant

Compte tenu de l’augmentation spectaculaire du prix du carburant ces derniers temps, certains employeurs souhaitent aider leurs salariés en participant aux frais de déplacement pour le trajet domicile – lieu de travail.

Sous réserve de respecter certaines conditions et certaines limites, cette aide peut être assimilée à des frais professionnels et donc être exonérée de de cotisations et d’impôts.

Quelles sont les mesures existantes ?

Lorsque le salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel pour se rendre de son domicile à son lieu de travail, l’employeur peut (facultatif) prendre en charge les frais inhérents au trajet domicile-lieu de travail en lui versant :

• soit une « prime de transport » correspondant à la prise en charge des frais de carburant ou d’alimentation d’un véhicule électrique, hybride rechargeable ou hydrogène,
• soit une indemnité kilométrique pour voiture ou deux-roues à moteur.

Conditions relatives au salarié

Peuvent bénéficier de cette prise en charge, les salariés :

• dont la résidence habituelle ou le lieu de travail sont situés dans une commune non desservie par un service public de transport collectif régulier ou un service privé mis en place par l’employeur ;
• pour lesquels l’utilisation d’un véhicule personnel est indispensable en raison d’horaires de travail particuliers (travail de nuit, horaires décalés, travail continu, équipe de suppléance…).
• dont la résidence habituelle ou le lieu de travail n’est pas inclus dans le périmètre d’un plan de mobilité obligatoire en application des articles L.1214-3 et L.1214-24 du code des transports ;

En revanche sont exclus les salariés :

• qui bénéficient d’un véhicule mis à disposition permanente par l’employeur avec prise en charge par l’employeur des dépenses de carburant ou d’alimentation électrique ou en hydrogène du véhicule ;
• qui sont logés dans des conditions telles qu’ils ne supportent aucun frais de transport pour se rendre à leur travail ;
• ou dont le transport est assuré gratuitement par l’employeur.
  

Frais pris en charge

Les seuls frais de transport personnel susceptibles d’être pris en charge sont les frais :

• de carburant,
• d’alimentation des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène.

L’employeur peut décider de prendre en charge tout ou partie des frais exposés.

Le montant, les modalités et les critères d’attribution de la prise en charge de ces frais sont déterminés :

• par accord d’entreprise,
• à défaut par accord de branche.
• à défaut d’accord, par décision unilatérale de l’employeur, après consultation du CSE, s’il existe.

Lorsque l’employeur décide de prendre en charge tout ou partie des frais de carburant ou d’alimentation électrique d’un véhicule engagés par ses salariés, il doit en faire bénéficier, selon les mêmes modalités et en fonction de la distance entre le domicile et le lieu de travail, l’ensemble des salariés entrant dans le champ d’application.

Toutefois, rien n’interdit à l’employeur de moduler cette prise en charge en fonction de la distance séparant le domicile du lieu de travail.

Le bénéfice de cette prise en charge facultative ne peut être cumulé avec celui de la prise en charge obligatoire du coût de l’abonnement aux transports publics.

Exonération des frais pris en charge

• Si l’employeur verse une prime transport :

La prise en charge des frais de carburant ou d’alimentation des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène est exonérée de toute cotisation d’origine sociales dans la limite annuelle de :

• 200 € par salarié pour les frais de carburant
• 500 € pour les frais d’alimentation des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène.

• Si l’employeur verse des indemnités kilométriques :
  

Le montant exclu de l’assiette des cotisations et contributions issu de la prise en charge par l’employeur des indemnités kilométriques ne peut excéder le montant total des frais réellement engagés par le salarié pour effectuer ses trajets entre sa résidence habituelle et son lieu de travail.

Justificatifs

• Si l’employeur verse une prime transport:

L’employeur doit être en mesure :

• de justifier de la prise en charge des frais en disposant des éléments nécessaires qu’il recueille auprès des salariés (résidence en dehors d’un périmètre de transports ou utilisation indispensable du véhicule personnel) ;
• de présenter la photocopie du certificat d’immatriculation du véhicule du salarié.

Le montant exonéré de la prise en charge des frais étant forfaitaire, le nombre de kilomètres parcourus est indifférent. Il n’est donc exigé aucun justificatif de dépenses tant que la prise en charge n’excède pas 200 € pour les frais de carburant, ou 500 € pour les frais d’alimentation des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène.

• Si l’employeur verse des indemnités kilométriques

L’employeur doit être en mesure de produire les justificatifs relatifs :

• Au moyen de transport utilisé par le salarié
• A la distance séparant le domicile du lieu de travail
• A la puissance fiscale du véhicule
• Au nombre de trajets effectués chaque mois

Cumul de la prime transport et des indemnités kilométriques

L’exonération de cotisations et contributions de sécurité sociale de la prise en charge des frais de carburant ou d’alimentation des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène peut se cumuler avec l’exclusion d’assiette de la prise en charge des indemnités kilométriques.

L’exonération des cotisations et contributions sociales est subordonnée au respect des conditions attachées à chacun des deux dispositifs.

Cependant, le montant total exclu de l’assiette des cotisations et contributions issu à la fois du versement de la prise en charge des frais de carburant ou d’alimentation des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène et de la prise en charge par l’employeur des indemnités kilométriques, ne peut excéder le montant total des frais réellement engagés par le salarié pour effectuer ses trajets entre sa résidence habituelle et son lieu de travail.

L’employeur peut (facultatif) prendre en charge les frais de déplacements domicile-travail de leurs salariés effectués en vélo, vélo électrique, en covoiturage en tant que conducteur ou passager, en transports publics ou à l’aide d’autres services de mobilité partagée.

Cette prise en charge est effectuée sous la forme d’un « forfait mobilités durables ».

Conditions relatives au salarié

Toutes les catégories de salariés et assimilés sont susceptibles d’être concernées par ce dispositif (CDI, CDD, intérimaires, apprentis, stagiaires, …)

Conditions relatives aux modes de transport utilisés

Les modes de transport éligibles au « forfait mobilités durables » sont :

• Le vélo y compris le vélo à pédalage assisté, propriété du salarié ou en location ;
• Le covoiturage (en tant que passager ou conducteur) ;
• Le transport public de personne (sauf si celui-ci est pris en charge dans le cadre de la prise en charge obligatoire des frais d’abonnement aux transports publics) ;
• Le cyclomoteur, la moto et l’engin de déplacement personnel (engin de déplacement personnel motorisé ou non motorisé) en location ou en libre-service ;
• Le service d’auto-partage avec des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou à hydrogène ;
• Depuis le 1^er janvier 2022, l’engin de déplacement personnel (engin de déplacement personnel motorisé ou non motorisé) dont le salarié est propriétaire.

Modalités de prise en charge

Le montant, les modalités et les critères d’attribution de la prise en charge des frais sous forme d’un « forfait mobilités durables » sont déterminés :

• par accord d’entreprise,
• à défaut par accord de branche.
• à défaut d’accord, par décision unilatérale de l’employeur, après consultation du CSE, s’il existe.

Lorsque l’employeur décide de prendre en charge tout ou partie des frais sous forme d’un « forfait mobilités durables », il doit en faire bénéficier, selon les mêmes modalités l’ensemble des salariés entrant dans le champ d’application.

Exonération des frais pris en charge

La prise en charge des frais exposés par le salarié dans le cadre du forfait mobilités durables est exonérée de contributions et cotisations dans la limite de 500 euros par an et par salarié.

Justificatifs

Pour bénéficier de l’exonération des cotisations et contributions sociales, l’employeur doit apporter la preuve de l’utilisation des sommes allouées conformément à leur objet.

Ainsi, le salarié doit fournir chaque année une attestation sur l’honneur ou un justificatif de l’utilisation des modes de transport ouvrant droit à la prise en charge dans le cadre du forfait mobilités durables

Cumul du « forfait mobilités durables » avec d’autres prises en charge

La prise en charge par l’employeur des frais engagés par le salarié dans le cadre du forfait mobilités durables peut être cumulée avec :

• la prise en charge du coût des titres d’abonnement de transports publics de voyageurs ou de service public de location de vélo. La prise en charge au titre du forfait mobilités durables est toutefois exonérée dans la limite de 600 € par an, déduction faite de la prise en charge par l’employeur de l’abonnement au titre des transports en commun.
• le remboursement par l’employeur des frais de carburant ou d’alimentation d’un véhicule électrique, hybride rechargeable ou hydrogène est également cumulable avec le forfait mobilités durables.

La prise en charge par l’employeur au titre du forfait mobilités durables sera toutefois exonérée dans la limite de 500 € par an, déduction faite de la prise en charge des frais de carburant ou d’alimentation d’un véhicule électrique, hybride rechargeable ou hydrogène, ainsi que du remboursement d’éventuels frais de stationnement sur la base du tarif le plus économique.