Lorsque le salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel pour se rendre de son domicile à son lieu de travail, l’employeur peut (facultatif) prendre en charge les frais inhérents au trajet domicile-lieu de travail en lui versant :
- soit une « prime de transport » correspondant à la prise en charge des frais de carburant ou d’alimentation d’un véhicule électrique, hybride rechargeable ou hydrogène,
- soit une indemnité kilométrique pour voiture ou deux-roues à moteur.
Conditions relatives au salarié
Peuvent bénéficier de cette prise en charge, les salariés :
- dont la résidence habituelle ou le lieu de travail sont situés dans une commune non desservie par un service public de transport collectif régulier ou un service privé mis en place par l’employeur ;
- pour lesquels l’utilisation d’un véhicule personnel est indispensable en raison d’horaires de travail particuliers (travail de nuit, horaires décalés, travail continu, équipe de suppléance…).
- dont la résidence habituelle ou le lieu de travail n’est pas inclus dans le périmètre d’un plan de mobilité obligatoire en application des articles L.1214-3 et L.1214-24 du code des transports ;
En revanche sont exclus les salariés :
- qui bénéficient d’un véhicule mis à disposition permanente par l’employeur avec prise en charge par l’employeur des dépenses de carburant ou d’alimentation électrique ou en hydrogène du véhicule ;
- qui sont logés dans des conditions telles qu’ils ne supportent aucun frais de transport pour se rendre à leur travail ;
- ou dont le transport est assuré gratuitement par l’employeur.
Frais pris en charge
Les seuls frais de transport personnel susceptibles d’être pris en charge sont les frais :
- de carburant,
- d’alimentation des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène.
L’employeur peut décider de prendre en charge tout ou partie des frais exposés.
Le montant, les modalités et les critères d’attribution de la prise en charge de ces frais sont déterminés :
- par accord d’entreprise,
- à défaut par accord de branche.
- à défaut d’accord, par décision unilatérale de l’employeur, après consultation du CSE, s’il existe.
Lorsque l’employeur décide de prendre en charge tout ou partie des frais de carburant ou d’alimentation électrique d’un véhicule engagés par ses salariés, il doit en faire bénéficier, selon les mêmes modalités et en fonction de la distance entre le domicile et le lieu de travail, l’ensemble des salariés entrant dans le champ d’application.
Toutefois, rien n’interdit à l’employeur de moduler cette prise en charge en fonction de la distance séparant le domicile du lieu de travail.
Le bénéfice de cette prise en charge facultative ne peut être cumulé avec celui de la prise en charge obligatoire du coût de l’abonnement aux transports publics.
Exonération des frais pris en charge
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Si l’employeur verse une prime transport :
La prise en charge des frais de carburant ou d’alimentation des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène est exonérée de toute cotisation d’origine sociales dans la limite annuelle de :
- 200 € par salarié pour les frais de carburant
- 500 € pour les frais d’alimentation des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène.
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Si l’employeur verse des indemnités kilométriques :
Le montant exclu de l’assiette des cotisations et contributions issu de la prise en charge par l’employeur des indemnités kilométriques ne peut excéder le montant total des frais réellement engagés par le salarié pour effectuer ses trajets entre sa résidence habituelle et son lieu de travail.
Justificatifs
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Si l’employeur verse une prime transport:
L’employeur doit être en mesure :
- de justifier de la prise en charge des frais en disposant des éléments nécessaires qu’il recueille auprès des salariés (résidence en dehors d’un périmètre de transports ou utilisation indispensable du véhicule personnel) ;
- de présenter la photocopie du certificat d’immatriculation du véhicule du salarié.
Le montant exonéré de la prise en charge des frais étant forfaitaire, le nombre de kilomètres parcourus est indifférent. Il n’est donc exigé aucun justificatif de dépenses tant que la prise en charge n’excède pas 200 € pour les frais de carburant, ou 500 € pour les frais d’alimentation des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène.
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Si l’employeur verse des indemnités kilométriques
L’employeur doit être en mesure de produire les justificatifs relatifs :
- Au moyen de transport utilisé par le salarié
- A la distance séparant le domicile du lieu de travail
- A la puissance fiscale du véhicule
- Au nombre de trajets effectués chaque mois
Cumul de la prime transport et des indemnités kilométriques
L’exonération de cotisations et contributions de sécurité sociale de la prise en charge des frais de carburant ou d’alimentation des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène peut se cumuler avec l’exclusion d’assiette de la prise en charge des indemnités kilométriques.
L’exonération des cotisations et contributions sociales est subordonnée au respect des conditions attachées à chacun des deux dispositifs.
Cependant, le montant total exclu de l’assiette des cotisations et contributions issu à la fois du versement de la prise en charge des frais de carburant ou d’alimentation des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène et de la prise en charge par l’employeur des indemnités kilométriques, ne peut excéder le montant total des frais réellement engagés par le salarié pour effectuer ses trajets entre sa résidence habituelle et son lieu de travail.